Tiedonhallinnan nykytila ja tavoitetila: miten tunnistaa oikeat kehitysaskeleet
- 1 päivä sitten
- 3 min käytetty lukemiseen
Jotta tieto voi tukea strategian toteutumista koko organisaatiossa, on ensin hahmotettava organisaation tiedonhallinnan nykytila ja tavoiteltu kehityssuunta. Ilman yhteistä näkemystä tästä kehittäminen jää helposti yksittäisiksi toimenpiteiksi, jotka reagoivat hetken tarpeisiin mutta eivät vie kokonaisuutta eteenpäin.
Tiedonhallinnan kehittäminen kannattaa aloittaa perusasioista: missä organisaatio on tällä hetkellä ja millaista tiedonhallintaa strategisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää. Lähtötilanteen ja tavoitetilan välinen kuilu määrittää sen, millaisia kehitystoimia tarvitaan ja mihin ne kannattaa kohdistaa.
Tiedonhallinnan kypsyysmallin tasot
Kypsyysmallien juuret ulottuvat 1980-luvulle, jolloin Carnegie Mellonin yliopiston Software Engineering Institute (SEI) kehitti Capability Maturity Model (CMM) -mallin ohjelmistokehityksen prosessien arviointiin. Sittemmin kypsyysmalleja on sovellettu laajasti myös muilla alueilla, kuten tiedonhallinnassa, jossa ne tarjoavat rakenteen monimutkaisten kokonaisuuksien arviointiin.
Kypsyysmallien tarkoituksena on auttaa tunnistamaan nykyinen taso ja seuraavat luontevat kehitysaskeleet. Kaikkien organisaatioiden ei ole tarkoituksenmukaista tavoitella korkeinta mahdollista kypsyystasoa kaikilla osa-alueilla, vaan sopiva taso määräytyy strategisten tarpeiden mukaan.
Taso 1: Alkeellinen (Ad Hoc)
Ei kunnollista tiedonhallintaa
Työkaluja käytetään vain vähän
Roolit määritelty erillisiin siiloihin, eikä kokonaisuutta johdeta
Kontrollit ovat satunnaisia tai puuttuvat kokonaan
Tiedon laatuun liittyviä ongelmia ei huomioida
Taso 2: Toistettava (Repeatable)
Tiedonhallintaan aletaan kiinnittää huomiota
Käyttöön otetaan yhtenäiset työkalut
Osa rooleista ja prosesseista on jo selkeästi määritelty
Kasvava ymmärrys siitä, miten huono tiedonlaatu vaikuttaa liiketoimintaan
Taso 3: Määritelty (Defined)
Data nähdään arvokkaana resurssina, joka tukee liiketoimintaa
Prosessit ja työkalut ovat skaalautuvia ja manuaalista työtä vähennetään
Tiedon laatu on aiempaa parempi ja ennustettavampi
Taso 4: Hallittu (Managed)
Tiedonhallinta on keskitettyä ja suunnitelmallista
Tietoon liittyviä riskejä hallitaan aktiivisesti
Käytössä on mittareita tiedonhallinnan suorituskyvyn arviointiin
Tiedon laatu paranee mitattavasti
Taso 5: Optimoitu (Optimized)
Prosessit ovat erittäin johdonmukaisia ja ennustettavia
Riskit on minimoitu
Tiedon laatua ja prosessien tehokkuutta seurataan ja kehitetään selkeillä mittareilla
Tiedonhallinnan kypsyyden arviointi osa-alueittain
Tiedonhallinnan nykytilan arviointi edellyttää kokonaisvaltaista tarkastelua. Yksittäisten järjestelmien, raporttien tai mittareiden tarkastelu ei vielä kerro, kuinka hyvin tiedonhallinta tukee strategista johtamista. Arvioinnissa on sen sijaan huomioitava tiedonhallinnan eri osa-alueet ja niiden keskinäinen yhteys.
Laaja-alaisessa tarkastelussa voidaan hyödyntää DAMA-DMBOK-viitekehyksen määrittelemiä tiedonhallinnan osa-alueita. DAMA jäsentää tiedonhallinnan muun muassa seuraaviin kokonaisuuksiin: tiedonhallintamalli (data governance), tietoarkkitehtuuri, tietomallinnus, tietojen tallentaminen ja operointi, tietoturva, tiedon integrointi, tiedon ja sisällön hallinta, referenssi- ja masterdatan hallinta, tietovarastointi ja liiketoimintatiedon hyödyntäminen, metatiedon hallinta sekä tiedon laadunhallinta.
Näitä osa-alueita ei ole tarkoitus arvioida irrallisina kokonaisuuksina. Eri osa-alueita arvioidaan suhteessa organisaation toimintaan, tavoitteisiin ja päätöksenteon tarpeisiin.
Käytännössä osa-alueita voidaan soveltaa tapauskohtaisesti organisaation tiedonhallinnan nykytilan ja tavoitetilan arviointiin. Arviointi on usein tarkoituksenmukaista jäsentää neljän toisiaan täydentävän näkökulman kautta:
toiminnot (activity)
työkalut (tools)
standardit ja ohjeistukset (standards)
henkilöt ja resurssit (people and resources)
Esimerkki: tietovarastointi ja liiketoimintatiedon hyödyntäminen (DW&BI)
Esimerkin avulla voidaan havainnollistaa, miten DAMA-DMBOK-viitekehyksen mukaisia tiedonhallinnan osa-alueita voidaan arvioida käytännössä. Tarkastellaan esimerkkinä tietovarastointia ja analytiikkaa (DW & BI):
Toiminnot
Arvioidaan, miten raportointi ja analytiikka tuotetaan tällä hetkellä. Tarkastellaan esimerkiksi, perustuvatko raportit yksittäisten käyttäjien manuaalisesti ylläpitämiin Excel-tiedostoihin vai tuotetaanko ne keskitetystä tietovarastosta automatisoitujen ja ajastettujen prosessien avulla. Samalla selvitetään, kuinka yhdenmukaisia raportointikäytännöt ovat eri yksiköissä ja kuinka nopeasti uutta raportointia voidaan tuottaa päätöksenteon tueksi.
Lisäksi arviointia voidaan syventää esimerkiksi palvelumuotoilun keinoin kuvaamalla keskeiset raportointiin ja analytiikkaan liittyvät palvelupolut (esim. tiedon tarpeen tunnistamisesta raportin hyödyntämiseen), tunnistamalla käyttäjien kipupisteet sekä arvioimalla, missä kohdin prosessi ei tue sujuvaa päätöksentekoa tai aiheuttaa viiveitä.
Työkalut
Arvioidaan käytössä olevia teknologioita, kuten tietovarastointialustoja (esim. Snowflake, Databricks Datalakehouse, Azure Synapse, Google BigQuery), ETL- ja ELT-ratkaisuja (esim. Databricks, Talend, dbt, Informatica) sekä analytiikka- ja visualisointityökaluja (esim. Power BI, Tableau, Qlik). Tarkastelun kohteena on, tukevatko työkalut organisaation tarpeita esimerkiksi reaaliaikaisuuden, itsepalveluanalytiikan, skaalautuvuuden ja integraatioiden näkökulmasta.
Standardit ja ohjeistukset
Selvitetään, onko keskeisille käsitteille ja mittareille määritelty yhtenäiset määritelmät (esim. ”asiakas”, ”tilaus”, ”keskimääräinen toimitusaika”) ja onko raportointiin liittyvät toimintamallit dokumentoitu. Lisäksi arvioidaan, kuinka johdonmukaisesti määritelmiä ja ohjeita noudatetaan eri yksiköissä ja onko olemassa hallintamalli, joka tukee muutosten hallintaa ja yhdenmukaisuutta ajan myötä. Tärkeää on kuinka hyvin määritelmät ja ohjeistukset ovat käyttäjien saatavilla ja ymmärrettävissä sekä missä tilanteissa syntyy tulkintaeroja esimerkiksi eri roolien välillä
Henkilöt ja resurssit
Tarkastellaan, onko organisaatiolla riittävä osaaminen ja resursointi tietomallinnuksen, tietovarastoinnin, integraatioiden, analytiikan ja visualisoinnin osa-alueilla. Arvioidaan myös, ovatko roolit ja vastuut selkeästi määritelty, esimerkiksi kuka vastaa tietomallien ylläpidosta, tiedon laadun seurannasta ja raportointitarpeiden priorisoinnista suhteessa liiketoiminnan tavoitteisiin.
Kun tiedonhallinnan kypsyys arvioidaan systemaattisesti näiden näkökulmien kautta, muodostuu selkeä kuva kunkin osa-alueen vahvuuksista ja kehityskohteista. Nykytilan ymmärtäminen mahdollistaa konkreettisten kehitysaskelten määrittelyn ja auttaa priorisoimaan toimenpiteitä, jotka vievät organisaatiota kohti strategisesti tarkoituksenmukaista tiedonhallinnan kypsyystasoa.
Tiedonhallinnan kypsyysarviointi tarjoaa rakenteen näille keskusteluille ja auttaa jäsentämään kehittämistyötä kokonaisuutena. Meiltä saat asiantuntemusta ja käytännön tukea nykytilan kartoittamiseen ja kypsyystason arviointiin.
Ota yhteyttä, jos haluat keskustella asiasta lisää!
Jari Pekkanen
COO
+358 40 836 9964
