Strateginen tiedonhallinta tekee näkymättömästä näkyvää

Organisaatioiden päätöksenteko nojaa usein siihen, mitä voidaan mitata. Mittarit nojaavat tietoon ja kun tieto on laadukasta, se mahdollistaa strategisten tavoitteiden seuraamisen, ohjaamisen ja kehittämisen. Ongelma on siinä, että laadukasta tietoa tuotetaan ja hallitaan edelleen liian yksipuolisesti, keskittyen lähes poikkeuksetta talouteen.

Tiedonhallinta jää monilla organisaatioilla taloushallinnon alueelle, vaikka sen pitäisi ulottua kaikkiin toiminnan osa-alueisiin. Kun tiedonhallintaa sovelletaan vain talouden mittareihin, toiminnan muut osa-alueet (henkilöstö, prosessit, asiakkaat) jäävät ilman samaa systemaattisuutta ja luotettavuutta.

Tällöin syntyy vinoutunut ohjausvaikutus: talous ohjaa päätöksiä silloinkin, kun todelliset haasteet ja kehityskohteet liittyvät osaamiseen, prosessien toimivuuteen tai asiakaskokemukseen.

Kaplan–Nortonin strategiakartta tarjoaa selkeän kehikon, joka kuvaa, miten eri näkökulmat liittyvät toisiinsa strategian toteuttamisessa. Henkilöstön osaaminen mahdollistaa toimivat prosessit. Prosessit mahdollistavat asiakasarvon tuottamisen. Asiakkaat taas mahdollistavat taloudellisen tai yhteiskunnallisen tuloksen (vaikuttavuuden). Julkisella puolella tätä kehikkoa täydentää vielä budjettiraami, joka luo realiteetit kaikelle tekemiselle.

Taloustieto ohjaa, kun muu tieto ei seuraa perässä

Organisaatioilla on usein hyvin toimiva järjestelmä talouden tietojen hallintaan. On ERP:t, raportointityökalut, tilikartat, tarkastukset, kontrollit ja vastuut. Taloudellista tietoa validoidaan, seurataan, tallennetaan ja auditoidaan.

Taloustiedon hallinnassa toteutuvat monet hyvän tiedonhallinnan perusperiaatteet: tiedon omistajuus on määritelty, laatuvaatimukset ovat selkeitä ja tiedon käyttö päätöksenteossa on vakiintunutta.

Samaan aikaan muut strategiakartan osa-alueet jäävät liian vähälle huomiolle:

• Henkilöstötiedon hallinta voi olla hajanaista, manuaalisesti ylläpidettyä tai kokonaan puuttuvaa. Osaamisen kehittämistä ei voida johtaa luotettavasti ilman ajantasaista tietoa. Ilman yhteisiä määritelmiä ja selkeitä vastuita henkilöstötiedosta tulee helposti tilannekohtaista ja tulkinnanvaraista.

• Prosessitiedon hallinta on usein projektikohtaista, eikä prosessien tehokkuutta tai laatua seurata yhtenäisesti. Ilman mitattavaa prosessitietoa ei voida kehittää toimintaa systemaattisesti. Prosessien kuvaaminen ei vielä riitä, jos niiden tuottamaa tietoa ei hallita ja hyödynnetä päätöksenteossa.

• Asiakastiedon hallinta on siiloutunutta ja epätasaista. Asiakaskokemuksen johtaminen vaatii eheää, analysoitavaa tietoa asiakkaan tarpeista, käyttäytymisestä ja palautteesta. Julkishallinnon puolella me kaikki kansalaiset olemme asiakkaita.

• Vaikuttavuustiedon hallinta julkisella puolella jää helposti tavoitepuheeksi, jos tiedonhallinta ei kata palveluprosesseja ja tuloksellisuuden mittaamista kokonaisuutena. Vaikuttavuuden osoittaminen edellyttää, että resurssit, toiminnot ja tulokset voidaan liittää toisiinsa luotettavan tiedon avulla.

  
  

Tiedonhallinnan näkökulmasta strategian toteuttaminen jää vajaaksi, jos vain taloutta mitataan tarkasti. Muut osa-alueet tuottavat kyllä tietoa, mutta ilman hallintaa se ei ole luotettavaa eikä vertailukelpoista.

Yksi näkökulma tiedonhallinnan tarkasteluun on DAMA-DMBOK-viitekehys, joka korostaa, että tiedonhallinta on kokonaisuus, jossa eri tietokokonaisuudet vaativat yhtä systemaattista johtamista.

Tiedonhallinta ja sen johtaminen ovat strategisen ohjauksen perusta

Tiedonhallinta ja sen johtaminen selkeän tiedonhallintamallin avulla jokaisella strategisella osa-alueella varmistaa tasapainoisen johtamisen.

Selkeyden vuoksi määritellään tässä, mitä tiedonhallinta ja tiedonhallintamalli käsittää:

• Tiedonhallinta (Data Management) tarkoittaa käytännön kyvykkyyksiä, joilla tietoa tuotetaan, tallennetaan, suojataan ja hyödynnetään arjessa. Se kattaa muun muassa tiedon laadunhallinnan, metadatan hallinnan, tietomallit ja tiedon elinkaaren hallinnan.

• Tiedonhallintamalli (Data Governance) määrittää ne periaatteet, roolit, vastuut ja pelisäännöt, joiden mukaan tietoa hallitaan johdonmukaisesti koko organisaatiossa. Ilman tiedonhallintamallia tiedonhallinta jää usein yksittäisten henkilöiden ja hankkeiden varaan.

  
  

Tiedonhallinnan johtaminen tuo rakenteen, mutta varsinainen tiedonhallinta konkretisoi strategiset periaatteet toiminnaksi. Ilman toimivaa tiedonhallintaa ei synny luotettavaa perustaa yhdellekään strategiakartan osa-alueelle.

Erityisesti henkilöstön, prosessien ja asiakastiedon hallintaan tulisi kehittää samantasoinen malli kuin talouden tiedonhallinnassa on jo olemassa. Tällöin myös strateginen ohjaus pohjautuu todelliseen kokonaiskuvaan.

Strateginen tiedonhallinta tuo näkyväksi sen, mitä ei muuten mitata

Jos haluamme johtaa strategiakarttaa tiedolla, tarvitsemme tiedonhallinnan rakenteita ja käytäntöjä kaikille osa-alueille. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Rakenteista ja ajantasaista tietoa henkilöstön osaamisesta, kehityspoluista ja vaikutuksesta suoriutumiseen. Tietoa, jota voidaan yhdistää tavoitteisiin ja tuleviin osaamistarpeisiin.

• Dokumentoitua ja seurattavaa prosessitietoa, joka mahdollistaa tehokkuuden ja laadun mittaamisen jatkuvasti. Eli tietoa, joka tukee jatkuvaa parantamista organisaation tasolla, eikä ainoastaan hanke- tai projektitasolla.

• Yhtenäistä asiakastietoa, jota voidaan hyödyntää analytiikassa, palvelumuotoilussa ja ennakoinnissa.

• Selkeästi määriteltyä vaikuttavuustietoa, joka yhdistää resurssit, toiminnot ja tulokset sekä osoittaa, mihin panostus tuottaa arvoa.

Ilman strategista tiedonhallintaa tiedosta tulee hajanaista, epäluotettavaa tai jopa harhaanjohtavaa. Strateginen tiedonhallinta tarkoittaa sitä, että tieto tuotetaan, hallitaan ja hyödynnetään tavalla, joka tukee tavoitteellista johtamista läpi koko organisaation.

Usein tiedonhallinnan haasteet tunnistetaan vasta silloin, kun strategian toteutumista on vaikea arvioida tai kun eri näkökulmat tuottavat keskenään ristiriitaista tietoa. Voit pohtia teidän organisaationne tiedonhallinnan toteutumista seuraavien kysymysten pohjalta: Mitä haluamme johtaa, mihin päätökset perustuvat ja millaista tietoa tämä edellyttää eri strategiakartan tasoilla?

Jos heräsi kysymyksiä tai haluat kuulla lisää, ota rohkeasti yhteyttä! 

Jari Pekkanen 

COO  

+358 40 836 9964 

jari.pekkanen@productivityleap.com